Finns det något värre än dussintal olästa mejl i inkorgen när du börjar arbetsdagen? De flesta håller nog med om att det är lätt att skriva, skicka och spara mejl. Det skapar även en del problem när man missbrukar detta genom exempelvis fulla brevkorgar eller viktig information som drunknar bland olästa alla meddelanden. Och vi har nog alla en kollega, vän eller familjemedlem som tenderar att skriva alldeles för långa mejl istället för att komma till poängen.
Mejl tar upp vår tid, ibland alldeles för mycket tid. Och kombinerar du detta med oändligt antal Teams eller Zoom-möten är det inte konstigt att man blir distraherad och oproduktiv.
Men mejl kan vara enklare. Det behöver bara vara väldigt korta och vänliga meddelanden. Om du kan säga något i en mening, varför vill du då skriva fem rader? Både du och mottagaren sparar tid och du uppmuntrar dem att svara på liknande sätt. Alltså blir ni båda mer effektiva.
Tips för att skriva korta och effektiva mejl
– Ha en tydlig ämnesraden. Gärna om du får plats med frågan där. Det underlättar för mottagaren och gör det lättare att svara på ditt meddelande direkt.
– Håll dig till ett ämne eller fråga. Skriv korta meningar. Ingen orkar (eller har tid) att läsa ett långdraget mejl där du pratar om flera olika ämnen. Det gör det bara svårare att svara på ditt meddelande. Sluta vimsa runt och kom till poängen istället.
– Tänk igenom innehållet en extra gång. Visa hänsyn och omtanke i dina meddelanden. Undvik sarkasm och ironi, då det lätt kan missförstås. Gå igenom mejlet en gång och se till att du inte upprepar dig. Det är lätt att man repeterar sig ibland. Rätta även stavfel och dylikt innan du skickar.
– Var sparsam med kopior för kännedom. Fråga dig själv varför du inkluderar flera personer. Behöver du verkligen adressera mejlet till dessa personer? Förmodligen inte.
– Ta bort signaturen. Mottagaren har antagligen redan min mejl eller så får person det när jag mejlar. Finns inget bra skäl att upprepa samma information igen. Jag skippar personligen signaturen. Räcker med att jag signerar med mitt namn.
– Undvik onödiga meddelanden. Du behöver inte svara på alla mejl som hamnar i din inkorg. Ifall någon svarar med ”Tack så mycket!” så behöver du inte svara med ”Tack själv” eller liknande.
– Skippa smileys. Smileys och lustiga symboler hör inte hemma i jobbmejl. Spara dessa till SMS, sociala medier-appar eller bloggar.
Vad tycker du mejl? Har du själv några tips för att jobba mer effektivt med mejlen och inkorgen? Diskutera gärna i kommentarerna nedan! 🙂
Friskrivning: Allt jag skriver är mina egna åsikter. Ingenting jag skriver på bloggen ska anses som finansiell rådgivning. Alla köp av värdepapper innebär en risk och ska alltid ske på eget ansvar. Utvärdera efter egen analys och köp inget baserat på vad du läser här. Bildkällor: Luca Bravo och Solen Feyissa
